データ連携×自動化で変わる自治体DX─先行5事例と導入ステップ

自治体のデータ連携と自動化は、住民情報・税務・福祉など部署横断の転記作業を大幅に削減し、年間数百〜数千時間の業務時間を生み出せる取り組みです。一方で、多くの自治体では基幹系・個別業務系・グループウェアがそれぞれ独立しており、職員が同じ住所や氏名を複数のシステムへ手入力しているのが実情ではないでしょうか。ある中核市では、転入届の処理だけで5つのシステムへ同一データを入力しており、1件あたり約15分の重複作業が発生していました。こうした現場の痛みを解消する手段として、データ連携と自動化が全国的に注目されています。

背景にあるのは、2025年度末を目標に進められてきた自治体システム標準化・ガバメントクラウドへの移行です。標準化によりシステム間のデータ仕様が共通化されれば、API連携やファイル連携の難易度が下がります。さらに、デジタル田園都市国家構想の交付金やデジタル基盤改革支援補助金など、データ連携基盤の整備に使える財源も拡充されつつあります。つまり「やりたくてもできなかった連携」が、制度面・技術面の両方で現実的になってきたタイミングといえます。自治体規模を問わず、今が着手の好機です。

先行事例を見ると、進め方にはいくつかの共通パターンがあります。まず人口20万人規模の市では、住民異動情報を基幹系から福祉系へCSV連携していた処理をAPI連携に切り替え、日次バッチだったデータ反映をリアルタイム化しました。人口5万人クラスの町では、ノーコードツールとRPAを組み合わせ、保育園の入所申請データを審査システムへ自動転記する仕組みを約3か月で構築しています。また、複数の小規模自治体が広域連携で共通のデータ連携基盤を導入し、コストを按分した事例も出てきています。いずれも最初から全庁展開を狙わず、1〜2業務で小さく始めている点が共通しています。

つまずきやすいポイントは大きく3つあります。第一に、連携元と連携先でデータ項目の定義が微妙に異なる「名寄せ問題」です。住所の表記ゆれや半角全角の違いだけで連携が止まるため、事前にデータクレンジングのルールを決めておく必要があります。第二に、情報セキュリティポリシーとの整合です。個人情報を扱うデータが庁内ネットワークの外を経由しないか、ログの保存期間は十分かなど、情報政策部門との早期すり合わせが欠かせません。第三に、属人化リスクです。RPAのシナリオやAPI設定を特定の職員しか理解していないと、異動で保守が止まります。ドキュメント化と引き継ぎ体制をセットで設計することが重要です。

データ連携と自動化は、人口規模や地域を問わず取り組める自治体DXの基本施策です。合同会社Gel-bananaでは、京都府福知山市を拠点にしながら全国の自治体・中小企業へオンラインでDX支援を行っています。業務フローの可視化からツール選定、補助金申請の伴走まで一気通貫で対応できますので、まずは現状の課題整理からお気軽にご相談ください。お問い合わせは info@gel-banana.jp まで。