自治体RPAの始め方と成功のコツ──5つのステップで業務を自動化

自治体におけるRPAとは、住民情報の転記や集計といった定型的なPC操作をソフトウェアに代行させる仕組みです。導入により、年間数百〜数千時間の業務削減に成功している自治体が増えつつあります。一方で、庁内では「RPAという言葉は聞くが、何から手をつければいいかわからない」「導入したものの一部の課でしか使われていない」という声も少なくありません。人口減少と職員数の縮小が進むなかで、限られた人員で住民サービスの質を維持するには、人がやらなくてもよい作業を確実に切り出す視点が欠かせません。

自治体業務にRPAが求められている背景には、大きく3つの要因があります。第一に、デジタル庁が推進する自治体DXの基本方針において業務プロセスの見直しと自動化が明確に位置づけられていることです。第二に、税務・福祉・届出といった分野で、システム間のデータ転記や照合作業が依然として手作業に頼っている現場が多い点があります。第三に、住民からのオンライン申請が増加し、紙とデジタルが混在する過渡期の事務負担が膨らんでいることも見逃せません。RPAはこうした「システムとシステムのすき間」を埋める技術として、比較的短期間で効果を出しやすいのが特長です。

具体的な導入ステップは次の5つです。まず（1）庁内の定型業務を棚卸しし、繰り返し頻度が高く判断を伴わない作業を洗い出します。次に（2）効果が見えやすい1〜2業務に絞ってPoC（概念実証）を実施します。（3）PoCの結果をもとに費用対効果を数値化し、庁内決裁や予算要求の材料をそろえます。（4）本番導入では、対象課の職員が自分でシナリオを修正できる体制づくりが重要です。最後に（5）運用開始後は月次で稼働状況を確認し、対象業務を段階的に拡大していきます。この順序を守ることで、小さな成功体験を積みながら庁内全体へ展開しやすくなります。

つまずきやすいポイントは主に3つあります。1つ目は「対象業務の選定ミス」です。例外処理や判断分岐が多い業務をいきなり自動化しようとすると、シナリオが複雑になり保守コストが膨らみます。最初は転記や集計のように手順が固定された作業を選ぶのが鉄則です。2つ目は「属人化」で、特定の職員だけがシナリオを作れる状態では異動のたびに止まってしまいます。操作手順書の整備と複数人での運用が不可欠です。3つ目は「システム改修への追従」です。基幹システムの画面が変わるとRPAが動かなくなるため、改修スケジュールとRPA保守を連動させる運用ルールをあらかじめ決めておく必要があります。

RPAは大都市だけの取り組みではなく、むしろ少人数で多くの業務を担う中小規模の自治体ほど効果を実感しやすい手段です。合同会社Gel-bananaでは、京都府福知山市を拠点に、全国の自治体・中小企業を対象としたDX支援を行っています。業務の棚卸しからツール選定、PoCの設計、職員向け研修まで一貫して伴走できる体制を整えていますので、「まず何から始めればいいか相談したい」という段階でもお気軽にご連絡ください。お問い合わせは info@gel-banana.jp まで、オンラインで全国対応しています。